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Nouvelle règlementation sur les logiciels de caisse

La loi de finances 2016 instaure l’obligation pour les commerçants et autres professionnels d’enregistrer les paiements de leur clients au moyen d’un système de caisse sécurisé et certifié à partir du 1er janvier 2018.

L’art 286 du CGI stipule que toute personne assujettie à la TVA qui enregistre les règlements de ses clients via un système de caisse ou un logiciel de gestion doit utiliser un outil satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données.

les 4 conditions indispensables

Inaltérabilité

  • toutes les données d'origine liées aux règlements doivent être enregistrées et ne peuvent plus être modifiées.
  • Toutes les opérations de correction doivent donc être enregistrées.

Sécurisation

  • Cela concerne les données d'origine, les données de modification et les données permettant la production des pièces justificatives émises.
  • Tout procédé technique fiable est valable.

Conservation

  • Il y a nécessité d'une clôture.
  • La période est annuelle ou par exercice si elle n'est pas calée sur l'année civile.
  • La clôture est journalière ou mensuelle pour les systèmes de caisse.
  • Les données doivent être conservées 6 ans.

Archivage

  • les données doivent être archivées au maximum 1 fois par an ou par exercice.

La Certification

Les 4 conditions requises doivent être justifiées :

  • par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues par l'article L433-4 du Code de la Consommation
  • ou par une attestation individuelle de l'éditeur du logiciel de gestion ou du système de caisse.
  • L'attestation doit être renouvelée à chaque évolution majeure du logiciel.

Le propriétaire du logiciel de gestion ou du système de caisse doit également attester qu'il utilise le bon outil certifié.

Contrôle et sanction

le contrôle de l'attestation ou du certificat par l'administration fiscale est inopinée.

En cas d'absence de ces documents, l'amende est de 7 500 €, renouvelable après 60 jours si le professionnel n'est toujours pas en règle.

F A.Q.

Comment savoir si le système de caisse acheté est bien certifié ?

Il faut demander l'attestation ou le certificat.

Les organismes accrédités à date :

  • NF 525
    • Organisme accrédité : AFNOR (Association française de normalisation)
    • INFOCERT est le partenaire d’AFNOR Certification
  • NF en ISO/CEI 17065 :2012
    • LNE (Laboratoire National de métrologie et d’essais) accrédité par le COFRAC (Comité français d’accréditation).

 

J'utilise un cahier pour tenir ma comptabilité : est-ce-que je suis concerné par cette nouvelle règlementation ?

Les utilisateurs de cahier ne sont pas soumis à cette règlementation. Cependant, un cahier est uniquement valable à partir du moment où les pages sont numérotées et ne peuvent être interchangeables.

 

J'utilise excel : est-il certifié ?

Non, car ce logiciel ne répond pas aux 4 conditions prévues par la Loi.

 

Je ne suis pas assujetti à la T.V.A. : est-ce-que je suis concerné ?

Attention : tout ce qui entre dans le champs de la T.V.A. est concerné, sauf les professionnels bénéficiant de l'exonération ou de la franchise en base.

 

Quel est l'objectif de cette nouvelle règlementation ?

Il s'agit d'éviter toute fraude à la T.V.A.

Cependant, l'achat d'un nouvel outil plus performant que celui utilisé précédemment peut être l'occasion de rendre votre gestion comptable plus facile.

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